HK eller AC-fuldmægtig til Ph.d.-administrationens kursusteam – 3-årig stilling

Københavns Universitets ph.d.-administration søger en ny kollega.

• Vil du være med til at skabe værdi for ph.d.-kursusområdet?
• Trives du med at håndtere driftsopgaver i en travl hverdag?
• Er du proaktiv og løsningsorienteret i dit arbejde?
• Kan du lide at være en del af et team, der samarbejder om at nå fælles mål?

Så er du måske vores nye kollega.

Ph.d.-administrationen på KU er den største i norden og blandt de største i Europa.
Vi skal sikre de administrative rammer for flere end 3.600 ph.d.-studerende inden for samtlige af KU’s fagområder fordelt på seks ph.d.-skoler. Vi har faglig reference til området for Forskning & Informationssikkerhed, og er placeret i Campusadministration Nørre. Vi har til huse i Niels Bohr Bygningen på Jagtvej.

Ph.d.-administrationen har samlet kollegaer fra samtlige fakulteter og skal skabe og implementere en effektiv, sammenhængende og brugerfokuseret driftsenhed. Vi består af 1 områdechef, 2 sektionsledere og omkring 50 medarbejdere. Vi arbejder tæt sammen med ph.d.-skolelederne, ph.d.-udvalgene og forskeruddannelsesmiljøerne som sammen udgør ph.d.-skolerne. Vores primære interessenter er de ph.d.-studerende og deres vejledere.

Ph.d.-administrationen er matrixopbygget. Seks teams skal sikre, at vi kan levere en professionel og højt specialiseret sagsbehandling der understøtter vores interessenter. Vi arbejder Lean-baseret. Det betyder blandt andet, at vi løbende forbedrer og effektiviserer vores arbejdsgange med udgangspunkt i opdatering og udvikling af velbeskrevne procesbeskrivelser. Opgaverne løser vi typisk i tæt samarbejde med kollegaer, hvor vi forstår værdien af at respektere og inddrage hinandens forskelligartede kompetencer.

Stillingen er til besættelse pr. 1. maj 2026 eller snarest muligt og er en 3-årig fuldtidsstilling.

Stillingens indhold
Du bliver en del af et team, der varetager forskellige opgaver inden for administration af ph.d.-kurser, og du får naturligvis en grundig oplæring. Dine hovedopgaver bliver kursusadministration og sagsbehandling i overensstemmelse med ph.d.-bekendtgørelsen, KU’s retningslinjer og eventuelle fakultetsspecifikke regler. Opgaverne omfatter både skriftlig og telefonisk rådgivning på dansk og engelsk.

Vi søger en medarbejder, der motiveres af driftsopgaver og administration, kan levere rådgivning på et professionelt niveau og trives i samarbejde med mange forskellige aktører.
Du bliver en del af et tæt kollegialt fællesskab, hvor sparring og videndeling er en naturlig del af hverdagen og en forudsætning for vores arbejde. Samarbejdet i både team og afdeling bygger på gensidig respekt og tillid koblet med et ønske om at hjælpe hinanden til hele tiden at blive dygtigere, mens der stadig er plads til humor og et godt grin.  

Vi forventer, at du er systematisk, kan holde styr på regler og deadlines og har interesse og flair for IT-systemer. Vi forventer desuden, at du evner og ønsker at bringe dine kompetencer i spil og bidrage aktivt til, at vi løbende udvikler og forbedrer vores arbejdsprocesser.

Dine opgaver vil som udgangspunkt primært bestå af:

• Kursusadministration. Herunder sikre korrekt til- og afmelding til ph.d.-kurser, udarbejde og opdatere deltagerlister og kursusbeviser.
• Vejledning af ph.d.-studerende, kursusledere og -sekretærer om regler for ph.d.-kurser
• Besvarelse af generelle henvendelser i vores funktionspostkasser
• Administrativ planlægning og afvikling af kurser.

Faglige og personlige kvalifikationer
 

• Du har en kontoruddannelse, en bachelorgrad eller kandidatuddannelse.

• Du har gerne erfaring med sagsbehandling, administration og evt. økonomihåndtering i den offentlige sektor, meget gerne fra et universitet.
• Du brænder for driftsopgaver, og er samtidig god til at se potentiale for forbedringer og procesoptimeringer.
• Du kommunikerer tydeligt og korrekt på dansk og engelsk og kan formidle regler og afgørelser på en forståelig måde.
• Du trives med at arbejde som en del af et hold, der løfter opgaver i fællesskab.
• Du arbejder samtidig selvstændigt og målrettet og kan prioritere i en hverdag præget af faste deadlines og gentagne driftsopgaver.

• Du har en god organisationsforståelse og kan navigere i en kompleks kontekst med mange interessenter.

Vi tilbyder
 

• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job på en veldrevet institution med en bred kontaktflade både internt og eksternt.
• En arbejdsplads, hvor opgaverne løses teambaseret med vægt på gensidig respekt for hinandens kompetencer.
• Engagerede og dygtige kolleger, der lægger vægt på holdspil og faglighed i arbejdet, og som har en åben og respektfuld omgangstone.
• En arbejdsplads, der lægger vægt på gensidig fleksibilitet i forhold til opgavevaretagelsen og arbejdstiden. Der er mulighed for at arbejde hjemmefra efter aftale.
• En centralt beliggende arbejdsplads med bl.a. kantine, p-plads, kaffe-/te- og frugtordning.
• Et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø i et team med 8 engagerede og hjælpsomme kolleger.

Løn- og ansættelsesforhold
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for HK/Stat, eller efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og akademikere i staten (AC-overenskomsten).

Du bliver ansat i Ph.d.-administrationen, Københavns Universitet. Stillingen er fuld tid (37 timer/uge) og kan tiltrædes d. 1. maj 2026 eller snarest muligt. Stillingen er tidsbegrænset til 3 år.

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål om stillingen, kan du henvende dig til teamkoordinator Sabina Oostwoud på mail sabina.oostwoud@adm.ku.dk eller tlf. 35323640.

Læs mere om KU’s ph.d.-skoler på www.phd.ku.dk

Ansøgning mv.
Vi ser frem til at modtage din ansøgning via jobportalen, så vi har den i hænde senest d. 22. februar 2026.

Din ansøgning (max 1 side) skal være bilagt følgende:

• CV inkl. uddannelse, liste over tidligere ansættelser og andre relevante kvalifikationer
• Kopi af uddannelsesbevis

Vi forventer at afholde samtaler i uge 10 (1. samtale) og eventuelt uge 11 (2. samtale).

Københavns Universitet ønsker at afspejle mangfoldigheden i samfundet og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge uanset alder, handicap, køn, nationalitet, race, religion eller seksuel orientering. Udnævnelse vil alene være baseret på kvalifikationer.

Du skal indsende din ansøgning elektronisk ved at klikke på "Søg stillingen" nedenfor.