PA/institutsekretær for institutleder med tværgående opgaver og ledelsesunderstøttelse

Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) søger en PA/institutsekretær til instituttets stab med tiltrædelse den 1. april 2026.

Om os
På Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning forskes og undervises der i samfundets bæredygtige udvikling og i samspillet mellem natur, samfund og menneske.

Instituttet har syv faglige sektioner, Skovskolen i Nødebo og en stab, der løser opgaver inden for administration og service. Staben på IGN er tæt på kerneforretningen og servicerer på tværs af instituttet, der er fordelt på flere adresser. Du vil i rollen som PA/institutsekretær være i daglig kontakt med både forskere og studerende fra hele verden.

Instituttet arbejder i spændingsfeltet mellem geografi, geologi, skov- og naturforvaltning samt landskabsarkitektur og -planlægning og trækker på både natur-, samfunds- og humanvidenskabelige traditioner.

IGN har en enestående placering i SCIENCEs forskningslandskab og forsker i alt fra økosystemer og landskaber til samfundsmæssige transformationer i relation til klima, landbrug, skovbrug og urbanisering.

Vi søger en ny kollega, der har lyst til at arbejde i et dynamisk forsknings- og undervisningsmiljø. Som PA/institutsekretær får du en alsidig hverdag, hvor samarbejde er centralt, og hvor løsninger ofte findes i samarbejde med institutleder, administrationschef, universitetsadministrationen, forskere og kolleger i staben.

Du vil organisatorisk referere til administrationschefen og blive en del af en stab på 12 personer. Du får en central rolle i at præge arbejdsgange og definere snitflader i samarbejde med interne og eksterne parter, både i forhold til de administrative centre på KU og til ledelse, kolleger og forskere på instituttet.

Stillingen rummer både faste opgaver og daglige ad hoc-opgaver, og du skal derfor være en dygtig planlægger med evne til at håndtere skiftende prioriteringer.

Om stillingen
Som PA/institutsekretær vil du både understøtte institutlederen og administrationschefen.

Dine hovedopgaver vil være:

• PA for institutlederen med ansvar for koordinerende PA-opgaver, kalenderstyring, planlægning, koordinering og afvikling af møder samt forberedelse og udarbejdelse af mødemateriale og PowerPoint-præsentationer
• Udvalgsbetjening af en række udvalg på tværs af IGN, der omfatter udarbejdelse af dagsordener, sagsfremstillinger og referater samt efterfølgende opfølgning på møder og beslutninger
• Ledelsesunderstøttelse, herunder indkaldelse, planlægning og afvikling af events og møder samt øvrige klassiske sekretæropgaver for administrationschefen
• Planlægning og koordinering af institutarrangementer, seminarer og øvrige aktiviteter på tværs af instituttet
• Funktion som beredskabskoordinator med fokus på at sikre løbende vedligeholdelse og formidling af beredskabsprocedurer samt koordinering og introduktion af nye medarbejdere til relevante procedurer
• Ansvar for løbende kommunikation på instituttets LinkedIn-profil
• Kontaktperson til centrale enheder på KU relateret til driften
• Rettighedsstyring og godkendelser på IT-området

Kvalifikationer
Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund og erfaring med ovenstående opgaver. Ved besættelse af stillingen lægger vi desuden vægt på, at du:

• Har solid erfaring med koordinering i en tilsvarende PA-funktion
• Har erfaring med understøttelse af tværgående udvalg, herunder udarbejdelse af dagsordner, mødemateriale og referater
• Er en dygtig formidler i skrift og tale på både dansk og engelsk, da en stor del af vores ansatte er internationale
• Er fagligt ambitiøs, god til at tænke i løsninger og arbejder proaktivt
• Er opsøgende, struktureret, serviceminded og energisk, og kan håndtere mange opgaver samtidig med, at du kan bevare ro og fokus
• Er grundig med fokus på kvalitet
• Kan arbejde selvstændigt og målrettet, og er god til at bevare og danne overblik over dine opgaver
• Har en naturlig interesse i at understøtte andre i deres arbejde og bidrage til, at opgaver lykkes
• Har lyst til at være en del af et team, hvor vi hjælper og støtter hinanden og finder løsninger i fællesskab
• Har erfaring med brug af IT-systemer, og det er en fordel (men ikke en forudsætning), hvis du har kendskab til Workzone, KUPA og HR Manager

Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). 

Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3 sats 3. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer.

Du vil komme til at løse opgaver på Rolighedsvej 23, Frederiksberg og på vores anden lokalitet på Øster Voldgade 10, København.

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 16. februar 2026.

Ansættelsessamtaler forventes at finde sted den 23. februar 2026.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til administrationschef Lars Stengaard på telefon 51801491 eller mail last@ign.ku.dk.

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.

Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på http://www.science.ku.dk