Sekretær til sektionssupport søges til Globe Institute, Københavns Universitet

Globe Institute søger en proaktiv og serviceminded sekretær (kontorfunktionær HK) til at understøtte administrationen af en eller flere sektioner samt den fælles administration på to tætliggende fysiske lokationer.

Stillingen er tidsubegrænset med tiltrædelse d. 1. marts 2024 eller snarest derefter.

Om Globe Institute

Globe Institute er et ambitiøst institut ledet af internationalt anerkendte forskere. Instituttets faglighed går på tværs af discipliner, og der forskes i universets, jordens og livets oprindelse, udvikling, mangfoldighed og vedligeholdelse i en foranderlig verden.

Globe Institute udvikler endvidere tværvidenskabelige uddannelsestilbud til universitetets studerende, og formidler bredt til offentligheden og leverer forskningsbaseret rådgivning til offentlige institutioner. Instituttet har ca. 280 medarbejdere.

Stillingen er organisatorisk placeret i instituttets administration med reference til administrationschefen. Administrationens mål er at sikre et godt samarbejde og en høj grad af professionalisme, der understøtter effektive og serviceorienterede løsninger i betjeningen af instituttets ledelse og forskere samt samarbejdspartnere internt såvel som eksternt.

Hvem søger vi?

Det forventes, at du er initiativrig, proaktiv og serviceminded. Du er god til at arbejde selvstændigt, men indgår også naturligt som en del af et team.  Du trives med en kombination af udviklings- og løbende driftsopgaver i tæt samarbejde med dine administrative kollegaer og andre medarbejdere i instituttets stab, forskningssektionerne og et centralt administrationscenter på Københavns Universitet.

Arbejdsopgaver

Dine arbejdsopgaver omfatter bl.a.:

• on- og offboarding af medarbejdere
• modtagelse og registrering af gæster i sektionen
• fakturahåndtering og øvrige mindre regnskabsopgaver
• rejsebestillinger og afregninger
• rokalebooking, mødeforplejning, m.m. formidling af relevant information, regler og procedurer til sektionen.
• indkøb
• journaliseringløbende optimering af vores opgaveløsning, fx nye tiltag og processer
• praktiske og forefaldne sekretæropgaver for sektionen

Kvalifikationer

Vi lægger vægt på at du:

• har en kontoruddannelse, gerne inden for offentlig administration eller regnskab.
• taler og skriver engelsk flydende, da arbejdspladsen er international.
• er ansvarsfuld, imødekommende og serviceorienteret.
• arbejder selvstændigt og struktureret med sans for detaljen
• er forandringsparat og klar til at yde dit bedste
• er god til at skabe relationer og trives med at arbejde som en del af et hold, der løfter opgaver i fællesskab
• kendskab til universitets- og forskningsmiljøet er en fordel.
• kendskab til KU-systemer (WorkZone, IndFak og RejsUd) er en fordel.

Vi tilbyder:

Et attraktivt job på et spændende institut med selvstændighed og afveksling i opgaverne og en bred kontaktflade internt og eksternt. Administrationen består af 8 engagerede medarbejdere, der varetager forskellige opgaver indenfor ledelsesbetjening herunder HR og økonomirelaterede lokale opgaver, sekretariatsbetjening af råd og udvalg, projektledelse af faglige og organisatoriske projekter inden for instituttet, forskerstøtte, lokal kommunikation og events, og administrativ understøttelse af sektioner og tilhørende ansatte.

Vi lægger vægt på kvalitet og faglighed i arbejdet, og vi har en uhøjtidelig, åben og respektfuld omgangstone. Vi er desuden en fleksibel arbejdsplads, der prioriterer kontinuerlig faglig og personlig udvikling samt en passende balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Løn- og ansættelsesvilkår

Aflønning sker i henhold til gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-fællesoverenskomst) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK). Indplacering som kontorfunktionær sker i løngruppe 3, sats 1 eller 2. Den endelige lønmæssige indplacering er afhængig af kvalifikationer. Der er mulighed for forhandling af et personligt tillæg efter kvalifikationer i henhold til reglerne for Ny Løn. Der vil desuden være gode muligheder for efter- og videreuddannelse.

Du kan få mere information om Globe Institute her: https://globe.ku.dk/

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Sanne Louise Christoffersen, tlf. 23649632.

Ansøgning

Send elektronisk ansøgning, bilagt CV samt dokumentation for uddannelse, ved at klikke på "SØG STILLINGEN” nedenfor.

Ansøgningen skal være universitetet i hænde senest den 13. januar 2025.

Vi afholder ansættelsessamtaler umiddelbart efter ansøgningsfristen.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering, som træder i kraft den 1. marts 2025. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte administrationschef Sanne Louise Christoffersen, tlf 23649632. Du kan også læse mere her