Koordinatorer til Sekretariatet på Institut på Kommunikation

Institut for Kommunikation ved Det Humanistiske Fakultet (HUM), Københavns Universitet, søger 2 koordinatorer (HK eller AC) til Institutsekretariatet med tiltrædelse 1. marts 2025.

Du vil blive en del af instituttets administration, hvor vi er ca. 10 medarbejdere der understøtter instituttets ledelse, forskere og undervisere. I institutsekretariatet vil du arbejde sammen med sekretærer, ledelseskonsulent og administrationschef og have tæt kontakt til vores stærke forskningsmiljø. En stor del af din opgaveportefølje vil være administrativ understøttelse af instituttets eksternt finansierede forskningsprojekter.

Vi søger 2 koordinatorer med stærke koordinerings – og planlægningsevner, som drives og motiveres af at strukturere og organisere processer knyttet til forskning.

Dine arbejdsopgaver omfatter f.eks.

• Administrativ understøttelse af eksternt finansierede forskningsprojekter som f.eks.:
  • Planlægning og koordination ifm. konferencer og workshops
  • Administrativ projektstyring af forskningsprojekter i samarbejde med PI f.eks. budgetgennemgang, data management plan, løbende afrapportering m.m.
  • On-boarding af nye medarbejdere og internationale gæsteforskere
  • Rejse/hotelbestillinger herunder afregning i Rejsud og Indfak
  • Mindre kommunikationsopgaver f.eks. vedligeholdelse og koordination af hjemmeside, nyhedsbreve mm.

Generel administrativ understøttelse af instituttets drift i samarbejde med de øvrige medarbejdere i Sekretariatet:

• Planlægning og koordinering af ansættelsesprocessen ifm. rekruttering af forskere
• Administrativ understøttelse af instituttets ph.d.-område
• Udvalgsbetjening (mødeplanlægning, dagsorden, referatskrivning)
• Diverse økonomiopgaver f.eks. rejse/hotelbestillinger, budgetansvar for mindre puljer, opgaver i RejsUd og Indfak

Din baggrund

• Har administrativ erfaring gerne med konferenceplanlægning eller sekretariatsbetjening gerne fra universitetssektoren eller anden større politisk organisation
• Er kommunikerende på højt niveau både på dansk og engelsk
• Er i besiddelse af god systemforståelse og har flair for IT-værktøjer, særligt Excel

Vi forventer, at du

• Har fokus på detaljerne og samtidig kan skabe overblik over opgaverne
• Er nysgerrig og fremsynet i dit møde med kollegaer på Instituttet
• Har gode samarbejdsevner og værdsætter et godt kollegaskab

Vi tilbyder

• Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne – samt tæt kontakt til forskere.
• Et udviklingsorienteret og godt socialt miljø med en uhøjtidelig omgangstone
• Gode kompetencegivende efter- og videreuddannelsesmuligheder

Institut for Kommunikation danner ramme om uddannelse og forskning inden for kommunikation og menneskelig erkendelse.

Vi er et stort og mangfoldigt institut med et stærkt tværfagligt forskningsmiljø. Instituttet har 2200 studerende og 200 medarbejdere, og udbyder seks bacheloruddannelser og syv kandidatuddannelser.

Læs mere om instituttet og vores uddannelser på vores hjemmeside: https://komm.ku.dk/

Løn og ansættelsesforhold
Stillingerne er på 37 timer.
Løn og ansættelsesvilkår sker i henhold til:
Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt ansattes Organisationer – (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) med indplacering i løngruppe 3 sats 2. Der er mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer og erfaring
eller
Gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og Akademikere i Staten, med indplacering som fuldmægtig. Der vil være mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Vi arbejder med flextid og mulighed for hjemmearbejde i den udstrækning, det stemmer overens med opgaveløsningen. 

Ansøgning
Ansøgningsfrist er 7. januar 2025. Samtaler forventes afholdt 14. januar og evt. 2. samtale forventes afholdt d. 23. januar.

Elektronisk ansøgning, bilagt CV samt dokumentation for uddannelse sendes ved at klikke på "Udfyld ansøgningsformular" knappen i opslaget på https://jobportal.ku.dk/tap/ under Det Humanistiske Fakultet.

Yderligere spørgsmål
Vil du vide mere om stillingen kan du kontakte konstitueret administrationschef Amanda From, +45 35 32 70 65.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte konstitueret administrationschef Amanda From på tlf. +45 35 32 70 65 samt AC fællestillidsrepræsentanter på HUM AC-TAP-TR@hum.ku.dk eller HK tillidsrepræsentant på HUM Jette Bang jeba@hum.ku.dk. Du kan også læse mere her.