Barselsvikar - institutsekretær for institutleder og administrationschef

Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) søger en sekretær til tiltrædelse den 1. marts 2025 i et barselsvikariat i Staben.

Staben er tæt på kerneforretningen og her vil du være tæt på forskerne og du vil møde studerende fra hele verden indenfor instituttets forskningsområder, der foregår i spændingsfeltet mellem disciplinerne geografi, geologi, skov- og naturforvaltning samt landskabsarkitektur og -planlægning. Faglighederne på IGN trækker på natur-, samfunds- og humanvidenskabelige traditioner. IGN har således en enestående placering i SCIENCEs forskningslandskab. IGN’s forskning spænder fra grundstoffer, molekyler, gener og organismer til deres interaktioner med økosystemer og landskaber og til de store samfundsmæssige transformationer i relation til klima, landbrug, skovbrug og urbanisering. IGN’s forskning undersøger, hvordan mennesker indgår i og påvirkes af disse ændringer, og undersøger og udvikler relaterede politikker, forvaltningspraksisser og løsninger.

Vi søger en ny kollega, som har lyst til at arbejde i et spændende forsknings- og undervisningsmiljø, hvor to dage sjældent er ens. Som institutsekretær vil du få en hverdag med varierende opgaver, og du skal være god til at samarbejde, da løsninger ofte findes i samarbejde med institutleder, administrationschef, universitetsadministrationen, forskere og de øvrige kolleger i sekretariatet.

Du vil organisatorisk referere til administrationschefen og blive en del af en stab på 13 personer. Staben er en ny organisatorisk enhed på KU, men hovedparten af kollegerne har indgående kendskab til KU. Du vil få en central rolle ift. at præge arbejdsgangene og definere snitflader i samarbejde med interne og eksterne parter, både i forhold til de nye administrative centre og til ledelse, kolleger og forskere på instituttet.

Da der både er faste opgaver og ad hoc-opgaver i stillingen, er du en dygtig planlægger, men du skal også kunne fungere med daglige ad hoc-opgaver.

Du vil komme til at løse opgaver på Rolighedsvej 23, Frederiksberg og på vores anden lokalitet på Øster Voldgade 10, København.

Om stillingen
Som sekretær hos os vil du både supportere institutleder og administrationschef med sekretærbistand og koordinere onboarding og rekrutteringsopgaver for instituttet sammen med de øvrige administrative medarbejdere i nært samarbejde med HR-teamet i universitetsadministrationen. 

Du vil få en koordinerende rolle på rekrutteringsområdet på IGN og bl.a. understøtte institutleder og administrationschef med HR-sager. Herudover vil du arbejde tæt sammen med sektionslederne i de faglige sektioner med henblik på at understøtte gode rekrutteringsprocesser på instituttet. Selve onboardingen vil ske i samarbejde med dine sekretærkolleger, som har den daglige kontakt med sektionernes nye medarbejdere.

Dine hovedopgaver vil være

• Ledelsesunderstøttelse (indkaldelse, planlægning og afvikling af arrangementer og møder) samt andre klassiske sekretæropgaver for institutleder og administrationschef
• Sekretærfunktioner for en række udvalg på tværs af IGN
• HR relaterede opgaver – herunder koordinering af ansættelser på instituttet og fungere som instituttets bindeled til HR-centeret
• Bistå dine sekretærkolleger med oplysninger om til- og fratrædelser på instituttet, så vi i samarbejde kan sikre gode onboarding-forløb for vores nye kolleger
• Rettighedsstyring og godkendelser på IT-området
• Koordinering af samarbejde med rengøring på hele instituttet, da vi har tilkøbsydelser, som kræver opfølgning
• Kontaktperson til kantinen, særligt vedr. vores kantineordning på FRB

Kvalifikationer
Du skal have en relevant uddannelsesmæssig baggrund og gerne erfaring med ovenstående opgaver. Ved besættelse af stillingen vil vi desuden lægge vægt på, at du:

• Har erfaring med understøttelse af tværgående udvalg med dagsordner og referater
• Har erfaring med brug af IT-systemer, og det er en fordel (men ikke en forudsætning) hvis du har kendskab til Workzone, KUPA og HR Manager
• Er en dygtig formidler i skrift og tale på både dansk og engelsk, da en meget stor del af vores ansatte er internationale
• Er opsøgende, serviceminded, energisk og kan styre mange opgaver samtidig med, at du kan finde ro og fokus
• Er grundig med fokus på kvalitet
• Kan arbejde selvstændigt, struktureret og målrettet
• Har lyst til at være en del af et team, hvor vi hjælper og støtter hinanden og finder nye løsninger i fællesskab

Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen er en tidsbegrænset stilling på 10 måneder med mulighed for forlængelse.

Ansættelsen sker enten som kontorfunktionær i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat, eller som fuldmægtig i henhold til AC-overenskomst er anciennitetsbestemt.

Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer, og vi har flekstid.

Du vil komme til at løse opgaver på Rolighedsvej 23, Frederiksberg og på vores anden lokalitet på Øster Voldgade 10.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte administationschef Camilla Aabling på telefon 35 33 46 57 samt tillidsrepræssentant Victoria Fjord Forum-Jensen 35 33 52 41. Du kan også læse mere her.

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 12.  januar 2025.

Ansættelsessamtaler forventes at finde sted den 20. januar 2025 og evt. anden samtale den 24. januar 2025

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til administrationschef Camilla Aabling på telefon 35 33 46 57 eller mail caa@ign.ku.dk.

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.

Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på https://www.science.ku.dk/.