Er du en udadvendt og initiativrig sekretær, der gerne påtager dig nye udfordringer og trives i en international organisation med løbende udfordringer, så er du måske den rette kandidat til stillingen som vores nye Institutsekretær. Stillingen er 37 timer pr. uge, og ledig til besættelse pr. 1. december 2025.

Om os    
Institut for Immunologi og Mikrobiologi er en del af det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Vi er ca. 350 medarbejdere og studerende fordelt på flere geografiske områder: Panumbygningen, Mærsk Tårnet, Hvidovre Hospital og Rigshospitalet. Instituttets kerneopgaver er forskning, undervisning og formidling inden for områderne immunologi og mikrobiologi. Instituttet har internationale samarbejdspartnere i store dele af verden.

Vi søger en Institutsekretær til personaleopgaver og generelle administrative opgaver. Vores nye Institutsekretær vil indgå som en vigtig del af instituttets samlede administrationsteam, der til daglig understøtter instituttet og ledelsen.

Arbejdsopgaver

• Bindeled til fakultetets HR Center
• Administrativ støtte til instituttets ledelse
• Planlægge og gennemføre møder i instituttets udvalg, herunder akademisk udvalg og samarbejdsudvalg.
• Administration af gæsteforskere, scholar- og specialestuderende
• Rejse- og hotelbestillinger
• Varebestillinger
• Planlægning af og praktisk assistance ved forskningsevents og sociale arrangementer
• Intern kommunikation
• Journalisering
• Ad hoc opgaver

Kompetencer
Vi forestiller os, at du har nogle års erfaring fra en tilsvarende stilling, og at du har erfaring med ansættelses- og onboarding-procedurer for internationale medarbejdere. Vi lægger vægt på, at du har gode formulerings- og kommunikationsevner, herunder stærke engelskkundskaber i vores internationale miljø, og at du motiveres ved at yde en kompetent service over for både medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere.

Det er en fordel, at du har regnskabsforståelse og erfaring med journaliserings- regnskabs- og personalesystemer – vi bruger RejsUd, IndFak, Workzone.

Stillingen vil have et varierende og spændende opgaveindhold med stor mulighed for medindflydelse, ansvar og direkte kontakt til mange kolleger fra 35 lande. Det er derfor væsentligt, at du også kan arbejde selvstændigt og bevare overblikket i en travl hverdag, hvor opgaverne er af meget varierende karakter

Vi værdsætter, at du har en positiv tilgang til udfordringerne og trives i et internationalt miljø med højt til loftet, humor og en uformel omgangstone.

Vi tilbyder
En særlig mulighed for at sætte dit personlige præg ved et internationalt institut

Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder, herunder efteruddannelse

Fleksible arbejdstider

Engagerede og kompetente kollegaer, som gerne vil sparre og videndele

En bred kontaktflade internt og eksternt

Et godt arbejdsmiljø med fokus på trivsel og arbejdsglæde i toppen af Mærsk Tårnet på Blegdamsvej

Løn- og ansættelsesvilkår
Afhængig af dine kompetencer og erfaring ansættes du i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat), med indplacering i løngruppe 3, sats 3. Stillingen er fastansættelse med en ugentlig arbejdstid på 37 timer. Der kan forhandles tillæg efter kvalifikationer.

Tiltrædelse 1. december 2025

Information
For yderligere information om stillingen er du velkommen til at kontakte Administrationschef Nils Erik Samdal på telefon 35327940.

Din ansøgning
Hvis du ønsker at søge stillingen, skal du sende en ansøgning bilagt CV, eksamensbevis og andre relevante dokumenter online via Jobportalen på linket www.jobportal.ku.dk (Klik på ”Søg Stillingen” nederst i opslaget), så vi har modtaget den 21. oktober 2025.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund, og opfordrer alle, uanset personlig baggrund, til at søge stillingen.